Oficina Virtual – qué es y para qué sirve

Oficina Virtual - qué es y para qué sirve

Las oficinas virtuales se han convertido en tendencia en los últimos meses porque brindan mayor libertad en cuanto a lo laboral. ¿Has escuchado hablar de una oficina virtual y quieres saber más al respecto?

En este post te explicamos qué es una oficina virtual, para qué sirve y cómo puede ayudar a tu negocio. Después de leer la información, sabrás exactamente por dónde comenzar, las ventajas y desventajas, y mucho más.

Qué es una oficina virtual y para qué sirve

Una oficina virtual es un servicio que permite que empleados y propietarios de negocios trabajen de forma remota al brindar una variedad de funciones comerciales a las que se puede acceder con una conexión a internet. 

Brinda a los propietarios todos los beneficios de una propiedad comercial, como dirección, número telefónico, servicios de comunicación y administración, acceso a sala de reuniones, sin tener que contar con un espacio físico.

Puedes tener una dirección de oficina en un lugar, pero trabajar en uno totalmente distinto, por ejemplo, desde tu casa. 

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Qué servicios ofrece una oficina virtual

Las ventajas de una oficina virtual es que permite que las empresas o los trabajadores remotos puedan tener lo siguiente:

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  • Una dirección postal comercial. Da mayor prestigio que si usan su dirección real de casa. 
  • Una recepcionista. Ayuda cuando se organizan reuniones dentro y alrededor de la oficina virtual, pareciendo más real. 
  • Servicio de apertura de correo. Si recibes correos enviados a una dirección que no es tuya, este servicio ayuda a escanear las publicaciones y enviarlas para que puedas estar al tanto. 
  • Sala de reuniones. Es ideal para llevar a cabo reuniones sin contar con un escritorio de tiempo completo.
  • Contestador automático y buzón de voz. Ayuda a administrar tus llamadas entrantes; puedes usar un número fijo que parezca profesional. 

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Qué es un buzón virtual y para qué sirve

Entre los servicios y ventajas de una oficina virtual está el poseer un buzón virtual, que es un servicio de correo digital que es accesible desde cualquier parte del mundo por medio de internet. 

Esto permite que un trabajador o una empresa pueda recibir correo en una dirección virtual en lugar de en una dirección comercial o particular. Todo se puede administrar en línea. 

Aunque parezca que el buzón virtual únicamente existe online, no es así. Cuenta con una dirección física donde se recibe el correo; dichas direcciones suelen ser administradas por empresas dedicadas a una oficina virtual que brindan varios servicios de correo. 

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Ventajas de las oficinas virtuales

Las oficinas virtuales tienen muchos puntos positivos que son increíbles si los sabes aprovechar y usar a tu favor. Aquí te dejamos algunas de sus principales ventajas.

que es una oficina virtual ventajas y desventajas

# Tienes una dirección comercial real

Contar con una dirección comercial brinda a las empresas remotas o a los nómadas digitales independientes la oportunidad de tener presencia física y mejorar su imagen profesional. 

Puedes usar la dirección y teléfono en documentos de la empresa, sitios web o en cualquier otro lugar en donde sea necesario. También te permite recibir paquetería o correos, como ya vimos.

# Puedes trabajar desde cualquier lugar

Otro de los beneficios, clave para los nómadas digitales, es su capacidad de iniciar sesión desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

Las oficinas virtuales son perfectas para quienes trabajan o quieren trabajar de forma remota porque les brinda flexibilidad para hacerlo desde cualquier sitio: su casa, la playa, el parque, un coworking, etcétera. Solo necesitas conexión a internet. 

# Términos de pago flexibles

A diferencia de los espacios de oficina tradicionales, gran parte de los proveedores de oficinas virtuales cobra a los miembros mes con mes, por lo que puedes darte de baja cuando lo desees y volver a darte de alta. 

De esta forma, no tienes que gastar cuando no lo necesitas y puedes ahorrar para llevar a cabo otras actividades profesionales. Además, los paquetes suelen ser también flexibles, así solo pagas lo que requieres.

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# Sin desplazamientos

Al no tener oficina física, no tienes que desplazarte. Ahorras tiempo y dinero y, además, te vuelves más amigable para el medio ambiente al no tener que usar medios de transporte que usan energía combustible. 

Puedes aprovechar el tiempo para aumentar la productividad y tener mejores resultados a distancia, con un modo de trabajo remoto. 

# Fácil expansión

Una oficina virtual te permite expandir tu negocio sin tener que mudarte a un territorio o a una oficina más grande. Es una alternativa mucho más económica y libre de estrés, debido a que el espacio no es un elemento determinante. 

Las empresas en crecimiento pueden usar una dirección de oficina virtual para tener presencia en una nueva ubicación o, incluso, tener varias oficinas en todo el país para probar el mercado antes de mudarse a dicha área. 

# Máxima seguridad 

Todo el correo y los datos que se manejan a través de una oficina virtual están encriptados de forma segura. Solo el destinatario puede acceder a ellos porque los paquetes se manejan en ubicaciones de correo con los más altos estándares de seguridad.

Esto es fundamental especialmente para los nómadas digitales, quienes suelen trabajar en lugares públicos. Es importante mantener la información segura en cada aplicación y herramienta mientras se trabaja y se viaja.

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Cómo contratar una oficina virtual

Puedes crear un buzón virtual en cuestión de minutos en línea. Hay muchas empresas que se dedican a ello y que ofrecen diferentes opciones de configuración y de registro rápidas. 

Aquí te dejamos los pasos a seguir para obtener un buzón virtual:

Cómo contratar una oficina virtual

Paso 1. Elige un servicio de buzón virtual

Hay muchos servicios de buzón virtual altamente calificados y disponibles. Lo único que tienes que hacer es realizar una búsqueda después hacer una comparación entre ellos para elegir el que más te convenga. 

Existen algunas opciones gratuitas con ciertas limitaciones y otras opciones de pago.

Paso 2. Selecciona un plan de servicio

Como sucede con la mayoría de servicios de suscripción, puedes elegir entre varios planes mensuales de buzones virtuales. Gran parte de ellos basa su costo en la cantidad de envíos de correo escaneado.

Por ello, tienes que basarte en esta y otras características para saber cuál es el mejor en cuanto a costo-beneficio, de acuerdo con las necesidades particulares de tu negocio. Recuerda que siempre puedes agrandar o disminuir tu plan, así que no te preocupes por eso.

Paso 3. Elige tu dirección comercial permanente

Ahora tienes que pensar bien y seleccionar la dirección a la que quieres que se envíe tu correo. Esta será considerada una “dirección comercial virtual” para que puedas subirla a tus sitios web, redes sociales y puedas usarla en los documentos oficiales.

Paso 4. Actualiza tu dirección comercial

Cuando hayas decidido la dirección comercial permanente, tienes que actualizarla en todos los documentos y en los archivos, además de aplicaciones, redes sociales, sitio web, pasarelas de cobro, etcétera.

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Mejores plataformas de buzón virtual u oficina virtual

Seleccionar un servicio de buzón virtual no es tarea sencilla y suele llevar tiempo porque debes investigar bien. 

Para aligerar este paso para ti, traemos una pequeña lista con 5 de las mejores plataformas de buzón virtual. Investiga más a fondo cada una de ellas y elige la que más te convenga de acuerdo con tu presupuesto y tus necesidades.

# Earth Class Mail

Oficina virtual

Esta plataforma es ideal para empresas emergentes que no cuentan con muchos empleados. Los planes van desde los 19 hasta los 1,029 USD por mes. Ofrece:

  • Direcciones comerciales reales
  • Protección con cifrado de 256 bits
  • Almacenamiento ilimitado en la nube
  • Servicio de depósito de cheques automatizado

# US Global Mail

Oficina virtual (2)

US Global Mail es otro de los mejores servicios de buzón virtual. Su precio es más económico: va desde los 10 hasta los 25 USD por mes. Incluye:

  • Direcciones comerciales reales
  • Manejo de correo: cada vez que llega un nuevo mail, se hace un escaneo del sobre en el buzón virtual del cliente.
  • Es posible inspeccionar y escanear un contenido dentro de un sobre.
  • Consolidación de paquetes y reempaquetado
  • Varias opciones de envío (DHL, FedEx, USPS)

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# Anytime Mailbox

para que sirve una oficina virtual

El precio de Anytime varía de acuerdo con la ubicación: va desde los 6.99 hasta los 99 USD por mes. Los paquetes ofrecen:

  • Gran variedad de dirección de correo (más de 700 opciones)
  • Acceso desde cualquier dispositivo (PC, Mac, móvil y tableta)
  • Reenvío de correo internacional
  • Consolidación y reempaquetado
  • Excelente servicio al cliente

# VirtualPostMail

que es una oficina virtual

Virtual Post Mail es uno de los servicios de buzón virtual más populares para pequeñas empresas y profesionales a distancia. Su costo va de los 20 hasta los 90 USD por mes.

Es un servicio totalmente administrado que brinda muchas opciones: 

  • Procesamiento de correo
  • Reenvío de paquetes
  • Depósitos de cheques
  • Dirección física
  • Filtros automatizados para triturar, escanear o reenviar correos automáticamente
  • Almacenamiento ilimitado en la nube

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Pensamientos finales

Una oficina virtual es lo de hoy si eres trabajador a distancia o eres nómada digital. Te permiten crecer desde donde estés y tener acceso a todas las prestaciones de una oficina física pero a un precio reducido. 

Solo tienes que saber exactamente qué necesitas de una oficina virtual para poder elegir la mejor opción y beneficiarte de este servicio al máximo junto con un buzón virtual ideal para tu negocio.

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