Facturas con Word / Excel VS Programa de facturación

Facturas con Word - Excel VS Programa de facturación

Y este es el momento en el que muchos autónomos novatos se encuentran con el problema de crear sus primeras facturas. Lo primero es ir a Google y buscar “cómo crear una factura” o “modelos de facturas” y hacen ellos una factura. Pero, ¡cuidado! ¿Cumples la ley? ¿Estás seguro? Con este artículo queremos explicarte cual es la mejor solución para crear facturas si con Word / Excel vs Programa de facturación.

Por eso, a continuación, vamos a ver qué ventajas y desventajas te generan cada una de las opciones.

La obligación de hacer facturas profesionales

¿Por qué hacer facturas profesionales? Muchos emprendedores no tienen conocimientos de gestión de empresas y esto de hacer facturas, en la mayoría de los casos, va a ser la primera vez que se haga.

Toda factura tiene una estructura y unas obligaciones que cumplir (la serie numérica, el I.V.A., secciones y diferentes importes, SS.SS., etc.). Si somos atrevidos, podríamos fiarnos de una plantilla / modelo de Internet y realizarlo nosotros mismos desde el Word / Excel. pero lo recomendable es usar un programa para hacer facturas porque te evitará presentes y futuros problemas cómo:

  • Mala imagen empresarial con tus clientes.
  • Correcciones por parte del cliente y tener que rehacer las facturas.
  • Citaciones con instituciones públicas como Hacienda o SS.SS.
  • Posibles multas con Hacienda o SS.SS.

¿Por qué es importante el diseño de las facturas?

Por eso es importante prestar atención a esta actividad y diseñar las facturas con un programa de facturación ya que te evitará esos problemas y te generará las siguientes ventajas:

  1. A un solo clic. Será rellenar los datos y al pulsar en generar se realizará de forma automática. Estas aplicaciones están preparadas para que no tengas que realizar tú ninguna acción más que rellenar los datos del cliente y pulsar en generar factura.
  2. Rápido y fácil. Al abrir un programa de facturación verás que todo está pensado para que el trámite sea lo más sencillo y simple. Y tiene secciones con las facturas ya realizadas anteriormente, pagadas, proforma, etc.
  3. Sin repercusiones ni problemas. Los profesionales que han realizado este sistema están actualizados y se preocuparán de que tu factura se genere siempre según la ley actual y cumplan sus obligaciones con Hacienda.
  4. Aspecto empresarial. Tienes a tu disposición diferentes formatos y plantillas de facturas y podrás personalizarlas a tu gusto (logo, colores, etc.). Todo más profesional con la que ganarás imagen empresarial al no tener que devolver facturas y realizar correcciones frecuentemente. También te ayuda a crear una identidad y que el cliente rápido te clasifique.
  5. Disponible 24 horas y en cualquier lugar. Todo se encuentra en Internet y podrás acceder siempre y en cualquier lugar que tengas acceso a Internet. Tendrás disponible siempre la información y podrás encontrar rápidamente información de cualquier cliente y datos importantes.
  6. Exportar en varios formatos. Siempre se suele usar el formato PDF pero también podrías exportar en WORD o EXCEL si para tu propio uso interno lo necesitas. Esto facilita trámites  al rellenar modelos de Hacienda y llevar la contabilidad.

Word / Excel VS Programa de facturación

Siempre que pensamos en realizar un documento, pensamos en realizarlo con MicroSoft Office, ya sea Word o Excel. Esto puede generarnos una serie de inconvenientes

Inconvenientes Word / Excel VS Programa de facturación

  1. Adquisición de Word y Excel, ya que esto a veces se convierte en un problema con el tema de las licencias.
  2. Incompatibilidad de versiones de Word con otras más avanzadas.
  3. Problemas a la hora que crear los contenidos: copiar y pegar, formatos diferentes, estructura y tablas, imágenes, etc. Estos problemas surgen frecuentemente con estos programas.
  4. Perdida de tiempo al arreglar la estética ya que se descuadran o simplemente tienes que adaptar cada factura a las condiciones del cliente.
  5. Incompatibilidades de Word con otras plataformas: OpenOffice, PDF, CSV, WordPad, NotePlus, Google Docs, etc.

Ventajas del programa de facturación VS Word / Excel

Aunque ya hemos citado arriba las ventajas de los sistemas de facturación, queremos mostrar las ventajas que más destacan frente al uso de Word / Excel:

  • Sistema secuencial. Las facturas anterior y posteriores siempre van a ir secuencialmente de forma automática. Parece algo simple pero en lo que se cometen muchos errores con esto.
  • Organización y seguimiento. Cuando tienes que realizar múltiples facturas, al final organizarlas y darles seguimiento es una gran ventaja que con Word / Excel no se tiene. Es mucho más limitado
  • Ahorro de tiempo. Todo empresario pierde el tiempo con el tema de la facturación y aunque contrates a un gestor, este trabajo lo tienes que hacer desde dentro y enviárselo. Puede generar mucha perdida de tiempo y esto se soluciona con un programa ya que con Word / Excel el tiempo en esta gestión aumenta ya que requiere de gestiones manuales.
  • Problemas y confusiones. Aquí con Excel cometerás menos errores que con Word ya que te hace los cálculos de forma automática. Pero con Word no, y eso te hará generar múltiples errores de cálculo y sumatorios de importes (IVA, IRPF, etc.). Con un sistema de facturación este problema se resuelve “in situ”.

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