Si nuestro negocio resulta rentable y dispone de un volumen de ingresos considerable, tenemos la oportunidad de constituirnos como una empresa formal para continuar creciendo y desarrollando nuestras actividades. Justamente por ello, las siguientes pautas resultan fundamentales para emplear servicios como las cuentas bancarias y mejorar nuestro rendimiento comercial.
¿Qué hacer antes de crear nuestra empresa?
Si bien nuestro negocio puede resultar muy rentable y nosotros podemos disponer de cierto conocimiento del mercado, es necesario elaborar un estudio específico que tenga en cuenta las condiciones actuales del mercado y también las características de nuestra empresa.
El estudio de mercado debe describir el entorno competitivo en el que nuestra actividad se desarrolla —competidores, proveedores, clientes, etc.— e incluir un análisis FODA de nuestras fortalezas, las oportunidades a las que tenemos acceso, pero también de nuestras debilidades y las amenazas a las que nos encontraremos expuestos.
En segundo lugar, debemos confeccionar un plan de marketing en el que se establezcan las estrategias y acciones necesarias para ingresar en el mercado y promover nuestros productos o servicios. Esto incluye la definición del público objetivo, nuestra imagen de marca o branding, y todas aquellas tareas orientadas a identificar a nuestros clientes.
El plan de marketing, además, debe desarrollar los aspectos comerciales de nuestra actividad: los canales de venta, el modelo de rentabilidad, las características de los productos y sus atributos competitivos, así como también todas aquellas acciones publicitarias y estrategias de diferenciación empleadas.
Qué servicios conviene contratar para formar una empresa
En caso de carecer de los conocimientos o la experiencia necesarios para constituir nuestro negocio como empresa, existen múltiples servicios de asesoría y herramientas que pueden resultar muy útiles. Pese a ello, su eficacia y necesidad dependerán de las características del negocio y los objetivos de crecimiento que se pretenda alcanzar.
En lo que a gestión financiera se refiere, existen distintos servicios que nos pueden ser de utilidad. Contratar a un asesor puede resultar muy conveniente para cerciorarnos de que nuestro modelo de negocio resulta rentable y que podremos afrontar los costos que este supone. En caso de no considerar necesaria dicha intervención, puede invertirse en un software de gestión empresarial, lo que simplifica enormemente el esfuerzo con grandes resultados.
Del mismo modo, necesitamos invertir en el diseño de nuestra marca y branding. Dicha inversión tiene como propósito confeccionar un logo propio, elegir una paleta de colores e incorporar otros elementos iconográficos como la tipografía o el eslogan. Lo mismo puede decirse en el caso del diseño web de la empresa: debemos elegir un dominio, pagar un hosting e incorporar métodos de pago online.
Una vez consolidado el negocio, ¿cómo nos formalizamos como empresa?
Constituir una empresa de manera legítima y legalizar su actividad resulta relativamente sencillo. Por supuesto, la complejidad del proceso dependerá de las características específicas de la empresa a constituir. Esta será mayor mientras se disponga de un mayor capital y se espere una mayor rentabilidad.
Elegir la forma jurídica
La forma jurídica de una empresa refiere al tipo de sociedad mercantil y la naturaleza de la actividad a desarrollar. En este sentido, existen varios tipos de sociedades que resultarán más eficaces según el tamaño de la empresa, el número de socios o la responsabilidad legal de cada uno de ellos sobre la actividad.
Asimismo, cada sociedad dispone de requisitos contables y obligaciones fiscales que le son propios. La más recomendada para un negocio que busca constituirse como empresa es la sociedad de responsabilidad limitada, en tanto reduce la responsabilidad de los socios, no dispone de un marco tributario tan severo y no requiere de un capital social elevado (inversión inicial).
Vincular una cuenta bancaria
Uno de los primeros pasos para formalizar la constitución de la empresa es abrir cuentas bancarias para empresas en la que vamos a depositar el capital social aportado por los socios para respaldar las operaciones de la sociedad. Se deberá solicitar al banco un comprobante de dicho depósito para adjuntar en la constitución de la empresa.
En lo que al capital social necesario se refiere, este varía en función del tipo de sociedad elegido por los socios para constituir la forma jurídica de la empresa. En el caso de seleccionarse una sociedad de responsabilidad limitada, el monto mínimo del que se debe disponer es de 3000 € (la sociedad anónima tiene un mínimo de 60 000 €).
Certificación negativa
La certificación negativa es un documento que reserva el nombre de la empresa, lo que permite identificarla de forma unívoca. Este documento garantiza que ninguna otra empresa o negocio puedan elegir el mismo nombre. Puede solicitarse en el Registro Mercantil de nuestra Comunidad Autónoma, ya sea en la web del organismo o mediante una carta por correo.
La certificación negativa no garantiza la disponibilidad del nombre —puede que esta ya haya sido elegido—. Lo mismo ocurre con los elementos de la marca y el branding. En caso de requerirlo, estos deben registrarse en la oficina de Patentes y Marcas.
Redactar los estatutos sociales
El siguiente paso consiste en confeccionar los estatutos sociales de la empresa. Estos regirán el funcionamiento y la constitución de la junta directiva que se encargará de la dirección de la empresa. Por lo tanto, deben ser redactados en conjunto con los socios para evitar inconvenientes futuros.
Los estatutos comprenden toda la información básica de la empresa, los socios, el capital social y el tipo de actividad que la empresa realiza. Por el mismo motivo, pueden incluir especificaciones sobre la estructura de la organización y la política de distribución del excedente en las operaciones.
Número de identificación fiscal
El denominado número de identificación fiscal o NIF es un código alfanumérico que se emite por Hacienda para identificar de manera unívoca el registro fiscal y tributario de una determinada empresa.
Este luego será empleado por la misma empresa para ejecutar su rendición de impuestos y es obligatorio para formalizar la constitución de la empresa. Este puede solicitarse en la Agencia Tributaria correspondiente a nuestra Comunidad Autónoma presentando el Modelo 036 de manera online o presencial.
Certificación de la escritura pública
Cuando la empresa se encuentre formada por el aporte de varios socios, debe certificarse su constitución y aporte mediante la firma de la escritura pública frente a un notario. Para efectivamente certificar la escritura, deben presentarse los documentos mencionados anteriormente: los estatutos sociales, el comprobante del banco del depósito del capital social, el NIF y los documentos de cada socio.
Inscripción en el Registro Mercantil y alta en el impuesto de actividades económicas
Una vez realizados todos estos trámites, se inscribe formalmente a la empresa en el Registro Mercantil. Esto le permitirá obtener capacidad jurídica y legal plena para operar con proveedores, entidades financieras y bancarias, atraer inversores y relacionarse con entidades públicas.
Por el mismo motivo, la empresa deberá registrarse en el impuesto de actividades económicas o IAE en la Agencia Tributaria correspondiente. Este trámite es obligatorio para todas las empresas y negocios que se desempeñan con agentes económicos en España. En caso de identificarse a un socio como administrador de la sociedad, este debe darse de alta por su parte.