Las palabras “transformación digital” traen escalofríos a más de uno. Si bien se entiende que es un cambio a mejor para nuestra empresa, no todos están dispuestos a emprender el proceso.
Se trata de un compromiso a largo plazo y que puede suponer un cambio radical en las bases y la estructura de la empresa
Si somos reticentes al cambio, es normal que nos cueste tomar la iniciativa. Sin embargo, debemos entenderlo como una inversión que nos ayudará a disminuir costes y volumen de trabajo.
La digitalización no solo implica traspasar datos físicos a digital, sino también el uso de herramientas que automatizan y pueden realizar de forma autónoma actividades específicas.
La clave está en elegir el software adecuado para cada situación. A continuación hemos recopilado 10 herramientas que pueden ser de gran utilidad una vez que hayamos tomado la decisión de digitalizar nuestra empresa.
1. Klippa
Fuente: https://www.klippa.com/es/procesamiento-de-factura/
Si empezamos por lo más básico y queremos digitalizar los procesos de nuestra empresa, necesitaremos que los documentos importantes estén almacenados de forma digital.
Sin embargo, es normal que si llevamos muchos años trabajando en formato analógico tengamos muchos documentos en papel.
Para ayudarnos en esto, existe Klippa. Se trata de, quizás, el mejor software OCR del mercado.
Klippa se encarga de escanear, analizar, reconocer los caracteres de cada documento y volcarlos de manera casi 100% fiel en un documento completamente digital.
No solo se limita a esto, también su IA le permite reconocer qué tipo de documento se trata, para poder catalogarlo o contabilizarlo.
Si lo implementamos junto a un programa de contabilidad, por ejemplo, se encargará de detectar cuando se trata de una factura y contabilizarla automáticamente.
O, en el caso de que utilicemos un CRM, los datos de la factura irán directo a la ficha de este cliente.
De esta manera Klippa nos ahorra mucho tiempo en gestiones y nos permite tener nuestros documentos a salvo y organizados.
2. Holded
Fuente: https://www.holded.com/es
La contabilidad es uno de los principales quebraderos de cabeza de las empresas. Es necesario delegar en un gestor de quien dependerá gran parte de nuestras finanzas.
A menudo no queremos confiar algo tan importante en alguna persona externa, pero no tenemos los conocimientos o el tiempo para manejarlo internamente.
El uso del software de contabilidad Holded puede sernos de gran ayuda. Se trata de una herramienta en la que todos los elementos están integrados y los asientos se generan de forma automática.
No solo automatiza la creación de asientos, también permite conciliar la cuenta bancaria para asociar cada pago recibido o efectuado a cada factura o venta.
En una sola herramienta podremos controlar y gestionar la facturación, la contabilidad e incluso otros aspectos como el inventario y los recursos humanos.
Holded va mucho más allá que un simple software de contabilidad y nos permite gestionar casi la totalidad de la empresa desde un único mando.
3. Shopify
Digitalizar una empresa no necesariamente implica la venta online. Sin embargo, es algo a tener en cuenta.
A su vez, vender online no significa renunciar a otros canales de venta analógicos. Podemos apostar por un sistema híbrido en que ambos se complementen.
Si queremos lanzarnos a vender nuestros productos online, nuestro mejor aliado es Shopify.
Se trata de la plataforma número uno para la creación de un eCommerce. La clave de su éxito es su interfaz intuitiva, que es sencilla de utilizar y su precio muy asequible.
Aunque parece una herramienta muy básica, nos permite personalizar al máximo nuestra tienda online.
A través de complementos o add-ons, podemos añadir todo tipo de herramientas que pueden servir para nuestro control interno y complementarlo con las ventas físicas o para facilitar la compra a los clientes.
Como si fuera poco, Shopify cuenta con su propio servicio de hosting, ahorrándonos así gastos y gestiones externas. Definitivamente un gran aliado si queremos crear nuestro propio eCommerce.
4. Google Workspace
Fuente: https://workspace.google.com/intl/es/features/
Esta herramienta creada por Google y ofrecida de forma gratuita ha revolucionado el mundo de la ofimática desde hace ya varios años.
Si anteriormente teníamos que estar pendientes a las versiones y tipos de softwares de todos los usuarios a la hora de compartir un archivo, todo esto ya no es necesario.
No solo esto, ya no es siquiera necesario disponer de un software específico.
Google Workspace incluye una serie de programas de ofimática completos que funcionan 100% en la nube. Podemos acceder a ellos desde cualquier dispositivo y sin necesidad de descargas adicionales.
Facilitan tanto el trabajo, como la colaboración, ya que podemos enviar a través de un simple enlace cualquier documento con la tranquilidad de saber que no habrá problemas de incompatibilidad.
Google Workspace es una herramienta que sin lugar a dudas facilitará el día a día de las gestiones internas, todo de manera digital.
5. Hubspot
El marketing es una pieza clave para el éxito de nuestra empresa. Internet nos ha facilitado plataformas y distintas maneras de acceder a clientes de todas partes del mundo a través de distintos canales.
No obstante, no siempre se puede disponer de un equipo dedicado exclusivamente al marketing. En los casos en los que queremos poder realizar y ejecutar una estrategia de marketing, sin tener que relegar en grupos externos, podemos utilizar softwares como Hubspot.
Si bien tiene muchas funcionalidades más, la joya de la corona es su herramienta de automatización del marketing.
Con HubSpot podemos gestionar el contenido de nuestros perfiles en redes sociales y blogs, optimizar el posicionamiento SEO de nuestra web y gestionar los anuncios de pago.
Además, HubSpot nos ofrece reportes en tiempo real para poder analizar si nuestra estrategia está dando sus frutos o, por el contrario, debemos apuntar hacia otra dirección.
6. Dropbox
Anteriormente hemos hablado de la importancia y comodidad que supone la digitalización de documentos en formato físico. Sin embargo, no sirve de nada si no tenemos un sistema que nos permita almacenarlos en la nube como Dropbox.
Si bien pueden también almacenarse en sistemas, dispositivos o servidores internos, se corre el riesgo de que se dañen y queden inaccesibles.
Además, este tipo de almacenamiento solo permite la transferencia limitada de archivos. Dropbox, además de ofrecer un espacio ilimitado de almacenamiento, nos permite compartir cualquier documento a través de un enlace a cualquier persona que queramos. Incluso a varias.
Todo manteniendo un sistema de encriptado que nos asegura que nadie accederá a los archivos sin nuestro consentimiento.
Podemos descargar el software de escritorio o simplemente utilizar la herramienta online. En ambos casos, podemos sacar todo el partido a Dropbox y abandonar, de una vez, los dispositivos físicos de almacenamiento.
7. Google Analytics
Otra herramienta gratuita muy útil y potente de Google es Analytics. Sabemos que los datos hoy en día son de los elementos más valiosos que podemos tener. Sin embargo, por sí solos, no tiene apenas valor.
Es necesaria una herramienta que utilice estos datos para explicar de forma clara que significan. Google Analytics se encarga de ellos.
Monitoriza en tiempo real las métricas de nuestra página web, para poder ofrecernos toda la información sobre quienes la visitan.
Cómo llegaron a la web, de donde son, el tiempo medio de visita, si es su primera visita y otros miles de datos más en pocos segundos.
Si bien Google Analytics es una herramienta muy útil, en última instancia siempre dependerá de nosotros interpretar estos datos para usarlos a nuestro favor. Ya sea en la estrategia de marketing como en la organización de la página web.
8. Zoom
Después del año 2020 es imposible que no hayas oído hablar de Zoom. Se trata de una de las herramientas de comunicación más populares del mundo.
En la época donde las comunicaciones físicas entre personas estaban en sus mínimos históricos, Zoom ha ayudado a que miles de empresas y personas pudiesen mantenerse comunicadas.
Además, ha sido clave para la implementación del teletrabajo en muchos negocios.
Se trata de un programa sencillo, pero muy útil. Nos permite realizar llamadas, videoconferencias, videollamadas estándar o simplemente utilizar el chat.
Sea la forma que elijas o prefieras para comunicarte con tus compañeros, Zoom ofrece una solución.
Ya no es necesario que todos estén en la misma sala para una reunión. No es necesario siquiera que estén en el mismo continente. Gracias a Zoom, podremos estar siempre conectados con nuestros compañeros.
9. Teamwork
Una buena gestión de proyectos o tareas es primordial para el éxito de cualquier empresa. Necesitamos que todo esté bajo control para evitar imprevistos que puedan complicar el correcto funcionamiento de la empresa.
Hacer esto de manera analógica es casi imposible. Necesitamos mucho espacio y, aún así, no siempre es fácil y cómodo.
Teamwork es una herramienta digital que nos ayudará a gestionar los proyectos o tareas de manera 100% digital.
Nos permite crear tareas a través de plantillas, asignarlas a usuarios específicos con permisos específicos, poner fecha de inicio y final y adjuntar toda la información relevante.
Además, podemos hacer un seguimiento de las tareas para ver si se están llevando a cabo o simplemente ver en qué estado se encuentran.
Teamwork es el tablero online que hará que no solo aumente la organización de nuestra empresa, sino también su productividad.