Los encuentros frente a frente son invaluables, pero hay algunas veces en las que no es posible, sobre todo ahora con el tema de la pandemia de COVID-19. Y es justamente aquí donde entran y funcionan perfectamente las ideas para eventos virtuales.
Organizar una feria virtual requiere del mismo cuidado y la misma atención que un evento personal. Se tiene que construir una estrategia para darle promoción, saber cómo involucrar a los asistentes y crear momentos memorables.
¿Quieres aprovechar esta posibilidad? Aquí te vamos a enseñar exactamente qué es una feria virtual, cómo hacerlo y te daremos algunas ideas y herramientas para que lo consigas con éxito.
Índice de contenidos
1. Qué es un evento virtual
Un evento virtual es a través del cual la gente vive el evento y consume el contenido en línea, en vez de asistir a un sitio específico para reunirse personalmente.
Gracias a esto, los asistentes pueden ver y participar desde cualquier parte del mundo. Seguramente, ya asististe a uno, como un seminario web, una conferencia o una reunión virtual. Todos estos pertenecen a la categoría de eventos online.
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2. Ventajas de las ferias virtuales
Los eventos virtuales brindan muchas ventajas. Puede ser extraño para muchos, pero la realidad es que son una herramienta poderosa en la actualidad, por lo que no puedes dejar de usarla a tu favor.
Veamos algunos de los beneficios más importantes para que te decidas de una vez por todas a realizar uno o varias ferias virtuales en este 2022.
# Audiencia más amplia
Asistir a eventos virtuales es mucho más sencillo porque puedes hacerlo desde cualquier ubicación, además de que no existen barreras en cuanto a la inclusión, pues las personas con dificultades para trasladarse también son bienvenidas y pueden participar.
Los eventos virtuales también permiten ahorrar dinero en traslados entre ciudades o, incluso, países, pudiendo invertir cómodamente en el costo de acceso, en caso de que exista uno.
# Ahorro en tiempo y dinero en logística
Este tipo de eventos también es bastante beneficioso para los planificadores, sobre todo cuando el presupuesto es reducido.
Los eventos virtuales son, en promedio, 75% menos costosos que los que son presenciales, pues se debe invertir en instalaciones, alojamiento, comidas, viajes, personal, etcétera.
Con esta opción, lo único en lo que deben invertir es en la plataforma de reuniones virtuales. Y, en su caso, en los ponentes o los especialistas que darán el webinar o que formarán parte del evento.
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# Recopilación de datos
Tener información sobre la retroalimentación y el compromiso es fundamental para cualquier evento, pero es complicado de medir en eventos personales.
En este sentido, las ferias virtuales tienen una ventaja, pues los asistentes se conectan a una plataforma y se registran sus participaciones.
La retroalimentación en tiempo real puede ayudar a los presentadores a evaluar cómo va la sesión y para, posteriormente, medir el éxito del evento en general. Los datos recopilados variarán según la plataforma, pero siempre es más sencillo este proceso.
# Alto nivel de personalización
Una de las grandes ventajas de un evento online es que puedes encontrar opciones de espacios que se adapten a lo que necesitas: salas de conferencias, showroom, webinars, etcétera.
Además, algunas plataformas te permiten diseñar y personalizar todo de acuerdo con tu identidad corporativa y la de los colaboradores o patrocinadores, en caso de existir.
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3. Cómo organizar eventos virtuales exitosos
Hay varios elementos que debes considerar antes de organizar eventos virtuales exitosos. Como te mencionamos, es necesario que se les dé la misma importancia y se les tenga el mismo cuidado que en un evento presencial.
Si tomas en cuenta todos estos pasos y elementos, es más que probable que triunfes con tu evento y que sigas creando más y más encuentros de este tipo. Te darás cuenta de que realmente son una buena opción.
# Establece metas claras y objetivas
Antes de pensar en un evento virtual y de organizar la agenda, tienes que definir por qué quieres hacer esa feria. Para ello, tendrás que definir metas SMART y saber comunicar a todos los involucrados lo que se quiere lograr.
Solo de esta forma vas a poder establecer todo lo demás para alcanzar tu objetivo. Tiene que ser tu base este primer paso para todo lo demás.
# Elige la plataforma y la fecha adecuadas
Existen muchas plataformas para llevar a cabo eventos virtuales. Cada una tiene diferentes características; desde el coalojamiento hasta herramientas avanzadas de moderación. Tienes que identificar tus necesidades y elegir con base en ellas.
Otro elemento clave es determinar las zonas horarias. Debes definir si habrá personas de diferentes zonas y cuánto tiempo se necesitará para los eventos y para todas las participaciones para que no queden horarios tan dispares y tan incómodos para algunos.
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# Arma una agenda con oradores y fechas
Para una mayor organización y para obtener mayor interés de tu público objetivo es indispensable que lo más pronto posible cuentes con una agenda que contenga horarios de oradores y las fechas.
De esta manera, los participantes podrán planificar sus tiempos con anticipación y sabrán si les conviene o no asistir al evento virtual. Esto también te servirá para conseguir más asistentes.
# Promociona tu evento virtual
Cuando hayas definido todo lo anterior, es momento de promocionar tu feria virtual. Esto es fundamental, pues si no lo haces, lo más probable es que no obtengas los resultados que estás esperando.
Brinda toda la información necesaria, como cuándo será, cómo pueden participar, cómo se conforma la agenda, cuál es el costo (en caso de haber), y todos los procesos que sean importantes para que formen parte del evento.
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4. Mejores plataformas para eventos virtuales
Hay varias plataformas para lograr tus ideas para eventos virtuales. Puedes encontrar la que sea perfecta según tus necesidades y las de tu audiencia. Te dejamos algunas opciones destacadas.
# MeetMaps
Esta plataforma está disponible desde 2013 y te permite lograr tus ideas para eventos virtuales de cualquier tipo y para todos los sectores. Meetmaps permite a las personas gestionar todas las etapas de su evento y mantener comunicación e interacción con los participantes.
Una de las funciones más destacadas es que puedes conectar tu streaming para conferencias o ponencias y tener opciones como votaciones, chat en grupo, y demás características para que los asistentes participen y resuelvan dudas.
# eNubes
Si empleas eNubes para tu evento virtual, puedes crear y usar distintos formatos como ponencias y conferencias vía streaming. También puedes llevar a cabo rondas de preguntas en tiempo real a los ponentes y crear mesas redondas para que sea más interactivo el evento.
Asimismo, te brinda datos relevantes respecto a tu feria virtual y el comportamiento de los asistentes, como número de accesos, usuarios únicos, tiempo de permanencia, etcétera.
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# Hopin
Hopin en una plataforma todo en uno, que es ideal si buscas simular perfectamente la experiencia y las ventajas de asistir a una conferencia o a un evento online o eventos híbridos.
Se pueden compartir presentaciones, iniciar chats entre los asistentes, crear salas de forma individual para reuniones privadas y obtener métricas sobre el comportamiento de quienes participan y desempeño del evento en general. Pueden reunirse hasta 100 personas en el plan gratuito.
# Hubilo
Hubilo es una plataforma basada en la nube en la que puedes automatizar el proceso al crear eventos virtuales: registro, boletos, redes, análisis, y mucho más. Asimismo, te permite llevar a cabo concursos, encuestas, crear salas de chat, entre otras cosas.
Uno de los puntos a favor es que se puede integrar con otras herramientas para crear flujos de trabajo personalizados. Algunas de ellas son Mailchimp, Salesforce, HubSpot y Zapier.
# Eventtia
Eventtia es un software para gestionar ferias virtuales que te permite enlazar tu perfil con otras herramientas de streaming para crear cualquier tipo de eventos, dependiendo de lo que necesites.
Entre sus características, destaca una herramienta extra: matchmaking online, que es ideal para crear conexiones y aumentar la red de contactos durante los eventos, teniendo más oportunidades y beneficios.
5. Consejos para organizar tus ideas para ferias virtuales
Organizar un evento virtual que sea exitoso no es cosa sencilla. Para tener más probabilidad de triunfar, te vamos a dar unos consejos que no puedes dejar de poner en práctica.
# Busca involucrar a tu audiencia
Las personas no necesitan conferencias infinitas, plagadas de información. Es mejor que intercales los formatos y las actividades. Planea actividades que involucren una participación activa. Así será más fácil mantener su atención y que sea significativo tu evento.
Anima a los participantes a conversar entre ellos, realizar preguntas a los anfitriones o ponentes para que esté mucho más activo todo el evento.
Si no consigues enganchar a tu audiencia, no vas a tener buenos resultados. Puedes realizar encuestas, cuestionarios, hacer rondas de preguntas y respuestas, lanzar acertijos. Incluso, si es posible, permite que hagan preguntas directamente en vivo y no de forma escrita.
# Prepárate para solucionar problemas
Las plataformas para eventos virtuales no están exentas de errores ni de intermitencias, por eso es importante que cuentes con equipo para atender y solucionar cualquier problema que se pueda presentar.
Aquí no hay espacio para la improvisación, así que piensa en algunos escenarios y busca caminos alternativos en caso de que haya fallas, para que tu feria virtual continúe con lo establecido.
# Haz un seguimiento posterior al evento
Los eventos virtuales no terminan cuando ya no hay conferencias, reuniones u otras actividades, debes comunicarte con los participantes después de que finalicen. Algunas veces, es bueno ofrecer acceso a las grabaciones del evento.
Esto les hará saber que son importantes para ti y considerarán con más probabilidad unirse a otros eventos que lleves a cabo después.
Asimismo, reúnete con el equipo a cargo del evento para retroalimentación. Analicen qué funcionó y qué no, para que puedan hacerlo mejor la próxima vez, con el fin de brindar mayor calidad y seguir creciendo.
# Otorga incentivos
No es algo que pase por la mente de todos los organizadores, pero dar regalos es una excelente estrategia para atraer a la audiencia. Pueden ser cupones, descuentos o productos de tu empresa.
Lo mejor es crear dinámicas que brinden las mismas oportunidades para todos. Así los asistentes se sentirán más valorados y considerarán que valió totalmente la pena formar parte del evento que organizaste.
# Sé innovador
¿Qué tienes tú que los demás no? Tienes que pensar en un elemento diferenciador y de valor que atraiga a las personas a tu feria virtual. Puedes tener invitados que casi nadie lleve; incluso, someter a votación a algunos ponentes. Esto siempre funciona.
Lo más importante es que eches a volar tu imaginación y, por supuesto, que pienses en lo que tu público meta podría valorar para asistir a tu evento virtual. Da un poco más que el resto y tendrás excelentes resultados.
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6. Ideas para eventos virtuales ejemplos
Los eventos virtuales ofrecen un gran abanico de posibilidades. Puedes hacer uno prácticamente de lo que quieras, de acuerdo con tus intereses y el giro de tu empresa. Te vamos a dejar algunas ideas populares para eventos.
# Competiciones y juegos en vivo
Una de las mejores formas de presentar expositores y patrocinadores es por medio de concursos o juegos. Te permite realizar demostraciones atractivas a tu audiencia mientras ganas su participación.
Además, obtendrás un buen alcance y tráfico, pues este tipo de actividades ayuda a que las personas vuelvan a visitar las páginas de redes y sitios web para ver quién resultó ganador.
# Actividades de bienestar
La pandemia de coronavirus ha dejado estragos en la salud de muchas personas, tanto mental como física, por lo que unas grandes ideas para eventos virtuales es lanzar actividades de bienestar que beneficien a los asistentes.
Dependiendo del formato de tu feria virtual, puedes llevar a cabo algún entrenamiento corto o un descanso de meditación entre sesiones. Otra opción es poner estas secuencias o elementos de forma independiente para que los asistentes accedan a ellos cuando deseen.
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# Conciertos virtuales
Sin importar la temática del feria online, puedes incluir entretenimiento y qué mejor que algún concierto con un género acorde con lo que se aborde en las conferencias o el contenido.
Esto le da un toque divertido y mantiene a la audiencia más comprometida, pues los eventos de este tipo de forma presencial son limitados y la gente suele apreciar este tipo de intentos.
# Talento estrella invitado
Dicen que el contenido es el rey, pero es igual de importante quién y cómo da a conocer ese contenido. Enfócate en talento o anfitriones estrella u oradores que tengan la capacidad de ser dueños del escenario virtual.
Crear una atmósfera emocionante es clave para el éxito de cualquiera de tus ideas para eventos virtuales, por lo que debes invertir tiempo para conseguir a las personas indicadas según el tipo de dinámica que quieras realizar.
# Tarde de recetas de cocina
El tema de la cocina y la comida es uno de los más recurrentes siempre y más porque muchas personas a inicio de año se plantean tener mejores hábitos para estar más saludables.
Una buena ideas para eventos virtuales sería realizar un evento virtual de cocina con algunas recetas creativas, que no se encuentren en la web tan fácilmente. Puedes experimentar con los ingredientes y crear algo único por lo que la gente podría pagar para que le enseñes a hacerlo.
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7. Herramientas para tus eventos virtuales
Además de una buena plataforma para eventos virtuales, necesitas otras herramientas que te ayuden a crear publicidad, armar el calendario o el programa del evento, entre otros pasos importantes.
Aquí te vamos a mencionar algunas de las apps más populares para que crees un evento virtual a la altura de tu audiencia y tengas excelentes resultados.
# Canva
Canva es una excelente herramienta para crear el programa de tu evento con toda la información relacionada con las actividades, conferencias y horarios. No importa el tipo de evento; saber el modo en que funcionará siempre es importante.
Con esta app es relativamente sencillo diseñar el programa de eventos virtuales. Solo tienes que crear una cuenta y elegir alguna de las múltiples plantillas, editarla para darle un toque único y descargarla.
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# Adobe Creative Cloud Express
Con la herramienta Adobe Creative Cloud Express es muy sencillo diseñar programas para eventos virtuales. Así los asistentes sabrán exactamente en qué consistirá el evento, los horarios y las partes importantes.
Podrás comunicar eso y más de forma profesional y creativa, teniendo la oportunidad de transmitir la esencia de la feria desde lo visual, pues cuenta con herramienta de arrastrar y soltar para que puedas hacerlo tú mismo.
# Flipsnack
Flipsnack es una página con cientos de plantillas para diseñar publicidad y los programas para eventos. Puedes encontrar muchas opciones, dependiendo de lo que quieras hacer: desde catálogos hasta invitaciones y presentaciones.
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Pensamientos finales
Como has podido ver, los eventos virtuales exitosos son una excelente opción. No solo en tiempos de pandemia como los que vivimos, sino en general. Pues brindan muchos beneficios y no se ven limitados frente a los eventos personales.
Ahora que conoces cómo crear eventos virtuales y ejemplos, es momento de que lo hagas para impulsar nuevas oportunidades de negocio y de crecimiento dentro de tu empresa. ¡Aprovecha todo lo que ofrecen!
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